Privacybeleid leden

Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordering Gegevensbescherming.

Dat brengt met zich mee dat:

uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
er passende technische en organisatorische maatregelen werden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw

Schonebeek 106

8930 Menen

info@volksharmoniemenen.be

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Inschrijving als lid (contractuele basis)
Verzekering voor persoonlijke ongevallen (contractuele basis)
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de vereniging (praktisch en inhoudelijk infomeren) (gerechtvaardigd belang)
Aanvraag subsidies (wettelijke verplichting)
Aanvraag eretekens (onderlinge toestemming)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en/of verwerken:

Persoonlijke identificatiegegevens: naam en voornaam, adres, e-mailadres, telefoon- en gsmnummer
Persoonlijke bijzonderheden: leeftijd en geboortedatum
Identificatiegegevens van ouder(s) van leden jonger dan 18 jaar: naam en voornaam, e-mailadres, telefoon- en gsmnummer
Financiële gegevens: bankrekeningnummer
Instrumentgegevens
Opleiding muziekschool (+ opleidingsgraad)
Ontvangen eretekens
Overlijden, geboorte, huwelijk van (familie van) leden

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verder verzamelt, bewaart en gebruikt onze vereniging beeldmateriaal (gerichte en niet gerichte beelden zoals sfeerbeelden en globale beelden) genomen tijdens de door ons georganiseerde activiteiten, concerten en evenementen. Deze beelden kunnen worden gebruikt op onze website en facebookpagina en voor promotiedoeleinden (bv. folder, flyer, …).

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting)
Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
Het verzekeren van onze leden
Het aanvragen van subsidies
Het aankopen van eretekens

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 50 jaar na stopzetting van lidmaatschap bijgehouden. Bepaalde gegevens worden opgeslagen in het archief (zoals ontvangen eretekens, duur lidmaatschap, allerhande beeldmateriaal).

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen en maken gebruik van een degelijk antivirusprogramma.

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Alle personen die namens Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze medewerkers. Ook heeft u recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacy statement

Koninklijke Volksharmonie Sint-Jozef Menen vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 1 september 2022.